07 marras Yrityssalaisuudet ja entiset työntekijät: Miten yritykset voivat suojata tietonsa?

Yrityssalaisuudet ovat elintärkeitä monille organisaatioille. Ne voivat olla esimerkiksi teknologisista innovaatioita, markkinointistrategioita ja asiakkaiden tietoja. Kun työntekijä poistuu yrityksestä, riski siitä, että hän vie mukanaan yrityksen luottamuksellisia tietoja, kasvaa merkittävästi. Tässä blogikirjoituksessa tarkastellaan, miten yritykset voivat suojata salaisuuksiaan ja mitkä ovat entisten työntekijöiden vastuut näihin tietoihin liittyen.

Mikä on yrityssalaisuus?

Liikesalaisuuslaissa 595/2018 liikesalaisuudelle tarkoitetaan tietoa:

1. a) joka ei ole kokonaisuutena tai osiensa täsmällisenä kokoonpanona ja yhdistelmänä tällaisia tietoja tavanomaisesti käsitteleville henkilöille yleisesti tunnettua tai helposti selville saatavissa;
2. b) jolla a alakohdassa tarkoitetun ominaisuuden vuoksi on taloudellista arvoa elinkeinotoiminnassa; ja
3. c) jonka laillinen haltija on ryhtynyt kohtuullisiin toimenpiteisiin sen suojaamiseksi;

Yrityssalaisuudet voidaan siis määritellä tiedoksi, joka ei ole julkisesti tunnettu ja joka antaa yritykselle kilpailuetua markkinoilla. Tällaiset tiedot voivat sisältää muun muassa:

• Teknisiä prosesseja tai reseptejä
• Asiakassopimuksia ja -tietoja
• Markkinointistrategioita
• Taloustietoja
• Tulevaisuuden liiketoimintasuunnitelmia

Tiedot ovat yritykselle arvokkaita vain niin kauan kuin ne pysyvät luottamuksellisina. Jos kilpailijat pääsevät käsiksi näihin tietoihin, yrityksen kilpailuasema voi heikentyä huomattavasti.

Entisten työntekijöiden rooli

Kun työntekijä jättää yrityksen, hänelle voi jäädä hallussaan merkittäviä määriä yrityksen luottamuksellista tietoa. Tämä voi tapahtua joko tietoisesti tai vahingossa. Riskit korostuvat erityisesti silloin, kun työntekijä siirtyy kilpailevaan yritykseen.

Monet yritykset käyttävät erilaisia keinoja suojautuakseen tällaiselta tietovuodolta, kuten:

• Salassapitosopimukset (NDA, non-disclosure agreement): Yleinen käytäntö on, että työntekijä allekirjoittaa salassapitosopimuksen, joka sitoo hänet pitämään yrityksen salaisuudet luottamuksellisina myös työsuhteen päätyttyä. Sopimuksessa määritellään, millaista tietoa työntekijä ei saa jakaa ja kuinka kauan tämä sitoo häntä.
• Kilpailukieltosopimukset: Toisinaan yritykset voivat pyytää työntekijöitä allekirjoittamaan kilpailukieltosopimuksen, joka estää heitä siirtymästä saman toimialan yrityksiin tietyn ajan kuluessa työsuhteen päättymisestä. Tämä voi suojella erityisesti tapauksissa, joissa työntekijä on ollut avainasemassa kehittämässä yrityksen strategioita.

Lainsäädäntö yrityssalaisuuksien suojana

Suomessa yrityssalaisuuksien suoja perustuu pääosin liikesalaisuuslakiin (595/2018). Tämä laki antaa yrityksille mahdollisuuden puuttua siihen, jos entinen työntekijä käyttää tai luovuttaa tietoa, joka on määritelty yrityssalaisuudeksi.

Liikesalaisuuden rikkominen on lain mukaan kiellettyä, ja entisille työntekijöille voidaan asettaa taloudellisia tai oikeudellisia seuraamuksia, jos he rikkovat tätä sääntöä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että entinen työntekijä ei saa käyttää hyväkseen tai paljastaa yrityksessä ollessaan oppimiaan luottamuksellisia tietoja ilman lupaa.

Toimenpiteet riskien vähentämiseksi

Yrityksen on syytä toimia ennakoivasti suojellakseen liiketoimintansa kannalta kriittisiä tietoja. Seuraavat käytännöt voivat auttaa minimoimaan riskejä entisten työntekijöiden kohdalla:

1. Selkeät tietosuojapolitiikat: Varmista, että kaikki työntekijät ymmärtävät, mitä tietoja pidetään luottamuksellisina ja miten niitä tulisi käsitellä. Tämä voi sisältää säännöllistä koulutusta tietoturvasta ja yrityssalaisuuksista.
2. Sopimusten huolellinen laadinta: Salassapito- ja kilpailukieltosopimusten tulee olla yksityiskohtaisia ja selkeitä, ja ne on hyvä laatia juridisen asiantuntijan avulla. Näin varmistetaan, että sopimukset ovat voimassa ja tarvittaessa lain mukaan täytäntöönpantavissa.
3. Tietojen käytön ja pääsyn rajoittaminen: Rajoita työntekijöiden pääsyä kriittisiin tietoihin heidän roolinsa mukaisesti. Entisten työntekijöiden pääsy yrityksen järjestelmiin ja tietoihin tulisi katkaista heti, kun työsuhde päättyy.
4. Entisen työntekijän haastattelu: On hyödyllistä järjestää lähtöhaastattelu, jossa entistä työntekijää muistutetaan hänen sopimuksellisista ja lakiin perustuvista velvollisuuksistaan.
5. Riskienhallinta työntekijän lähdön jälkeen: Seuranta voi olla tarpeen, jos epäillään, että työntekijä on rikkonut luottamuksellisuuden tai kilpailukiellon ehtoja.

Entisen työntekijän näkökulma

On tärkeää huomata, että entisillä työntekijöilläkin on oikeuksia. Heillä on vapaus hyödyntää omaa osaamistaan ja taitojaan työmarkkinoilla, kunhan se ei riko liikesalaisuuksien suojaa. Oikeudenmukaisuus ja tasapaino yritysten ja työntekijöiden oikeuksien välillä on keskeistä.

Entisen työntekijän tulee aina olla tietoinen siitä, mitä tietoja hänellä on lupa käyttää ja missä rajoissa. Salassapito- tai kilpailukieltosopimuksia allekirjoitettaessa kannattaa selvittää kaikki ehdot huolellisesti ja mahdollisesti pyytää asiantuntijan apua, jotta tiedetään, mitä sopimuksilla sitoudutaan noudattamaan.

Yhteenveto

Yrityssalaisuuksien suojeleminen on kriittistä kilpailuedun säilyttämiseksi, ja entisten työntekijöiden mahdollisuus hyödyntää näitä tietoja on yksi suurimmista riskeistä. Yritykset voivat käyttää juridisia keinoja, kuten salassapitosopimuksia ja kilpailukieltosopimuksia, estääkseen tietovuodot, mutta samalla tulee kunnioittaa työntekijöiden oikeutta harjoittaa ammattiaan. Tasapainoinen ja ennakoiva lähestymistapa auttaa suojaamaan sekä yritystä että työntekijää.

Luottamuksellisten tietojen suojaaminen on jatkuva prosessi, joka vaatii selkeää viestintää, oikeita käytäntöjä ja juridista valppautta.

Eero Urtti

asianajaja