Asianajotoimisto Urtti & Toiviainen Oy:n tietosuojaseloste

1.Tietosuojaselosteen tarkoitus

 

Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on toteuttaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain mukainen informointi ja viestintä, sekä antaa rekisteröidylle tiedot hänen tietojensa käsittelystä tiiviissä ja läpinäkyvässä muodossa.

Asianajotoimisto Urtti & Toiviainen Oy tarjoaa asiakkailleen asianajopalveluita. Tässä tietosuojaselosteessa käydään läpi toimistomme periaatteet liittyen henkilötietojen käsittelyyn ja suojaukseen eri tilanteissa.

 

2. Rekisterinpitäjä

 

Asianajotoimisto Urtti & Toiviainen Oy

Y-tunnus: 2934836-9

Kauppakatu 27 A 7, 40100 Jyväskylä

p. 050 336 9326 ja 050 585 7760

elina.saari@urtti.fi I johanna.toiviainen@urtti.fi

 

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

 

Eero Urtti, OTM, luvan saanut oikeudenkäyntiavustaja

Kauppakatu 27 A 7, 40100 Jyväskylä

p. 044 222 3898

eero.urtti@urtti.fi

 

4. Rekisterin nimi

 

Asiakasrekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelijät

 

Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään toimistomme oman henkilökunnan sekä alihankkijoiden toimesta. Toimistomme alihankkijat ovat järjestelmäntoimittajia, joilla on tekninen pääsy järjestelmiimme niiden ylläpito- ja tukitehtävien hoitamisen vuoksi. Lisäksi järjestelmiin on pääsy tilintarkastajallamme lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. Pääsy järjestelmiin voidaan mahdollistaa myös viranomaisille tietyissä erityistilanteissa, kuten verotarkastuksen yhteydessä. Yksilöimme pyynnöstä alihankkijat, joilla on pääsy järjestelmiimme. Henkilötietojen käsittelijät saavat käsitellä henkilötietoja vain antamiemme ohjeiden mukaisesti, ellei EU:n unionin tai jäsenvaltion lainsäädäntö muuta vaadi.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

Asiakasrekisterin tarkoitus on asiakassuhteiden sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen. Henkilötietojen käsittely perustuu toimiston ja asiakkaan väliseen toimeksiantosopimukseen, joten sille on henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 b) kohdan ja 1 c) kohdan sekä tietosuojalain 2 luvun 4 §:n mukaiset perusteet. Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu toimiston oikeutettuun etuun, joten käsittelylle on myös henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 f) kohdan mukainen peruste.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään toimeksiannon hoitamiseen ja laskutukseen sekä näihin liittyvien lakisääteisten tehtävien toteuttamiseen. Lisäksi henkilötietoja käytetään Asianajotoimisto Urtti & Toiviainen Oy:n asiakasviestintään.

 

7. Rekisterin tietosisällöt

 

Asiakasrekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Henkilön nimi

• Henkilön henkilötunnus

• Henkilön osoite

• Henkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite

• Toimeksiannon hoitamista varten tarpeelliset tiedot myös todistajasta ja asiakkaan vastapuolesta

• Tieto henkilöön liittyvistä muistioista, kalenteritapahtumista ja sähköpostikeskusteluista

• Tiliyhteystiedot

 

8. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään. Henkilötietoja saadaan myös viranomaisilta ja muista luotettavista lähteistä lain sallimissa rajoissa. Tietoja asiakkaan vastapuolesta tai todistajasta saadaan asiakkaalta.

 

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

 

Asiakasrekisterin tietoja käsitellään pääsääntöisesti toimiston henkilökunnan toimesta. Henkilötietoja luovutetaan ilman asiakkaan suostumusta vain laissa säädetyissä tapauksissa ulkopuolisille kuten viranomaisille.

 

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Tietoja ei siirretä EU/ETA –alueen ulkopuolelle.

 

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Manuaalista aineistoa liittyen asiakkaiden henkilötietoihin säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain toimiston työntekijöillä, joilla kaikilla on oikeus käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä vuoksi.

IT-järjestelmissä oleviin henkilötietoihin on pääsy vain toimiston työntekijöillä.

 

12. Henkilötietojen säilytys ja poistaminen

 

Asiakasrekisterin henkilötietoja säilytetään aika, joka vaaditaan sopimuksen mukaisten palveluiden toteuttamiseen ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.

Lainsäädännössä, kuten kirjanpitolaissa, on säädetty vähimmäisaika, jonka ajan kirjanpidon tietoja tulee säilyttää.

 

13. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 

Pääsääntöisesti jokaisella asiakasrekisteriin rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut omat henkilötietonsa. Asiakkaiden vastapuolilla ja todistajilla tätä oikeutta ei ole, sillä se voisi vaarantaa toimeksiannon hoitamisen ja asianajajan salassapitovelvollisuuden. Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista sekä henkilötietojen poistamista. Asiakkaalla on oikeus saada omat henkilötietonsa sellaisessa muodossa, että ne ovat siirrettävissä toiseen tietojärjestelmään. Asiakkaalla on oikeus kieltää omien henkilötietojensa käyttö Asianajotoimisto Urtti & Toiviainen Oy:n palveluiden markkinointitarkoitukseen. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Asianajotoimisto Urtti & Toiviainen Oy:stä Tietosuojavaltuutetulle.

 

Asiakkaat voivat osoittaa pyynnöt liittyen omien henkilötietojensa sisältöön ja käsittelyyn Asianajotoimisto Urtti & Toiviainen Oy:n yhteyshenkilölle. Lainsäädäntö tai tietojärjestelmien rakenne voivat estää tietyissä tilanteissa asiakkaan oikeuksien täysimääräisen toteuttamisen. Tällaisissa tilanteissa Asianajotoimisto Urtti & Toiviainen Oy:n yhteyshenkilö informoi asiakasta hänen oikeuksiensa toteuttamisen estävästä lainsäädännöstä tai muusta mahdollisesta, esimerkiksi tietojärjestelmiin liittyvästä seikasta, joka estää oikeuksien toteuttamisen.

 

Mainittujen henkilötietojen antaminen on sopimukseen perustuvien palveluiden toteuttamisen edellytys ja joltain osin myös lakisääteinen velvoite eikä palvelua voida tarjota, mikäli tietoja jätetään antamatta. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

 

Jyväskylässä 1.1.2019